1. Jelaskan apa yang dimaksud email
2. Jelaskan cara kerja email
3. Jelaskan anatomi email
4. Tuliskan bentuk komunikasi pada email
5. Apa yang harus diperhatikan pada penulisan email
1.
Email (Electronic Mail )
merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Yang kita lakukan bila kita berkomunikasi
menggunakan e-mail adalah mengetikkan pesan yang akan kita kirim pada
program komputer yang dikhususkan untuk keperluan ini misalnya Outlook
Express, Yahoo Mail atau yang lainnya.
2.
Cara kerja email
Pada dasarnya email
sama dengan surat biasa ( snail mail
) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya,
berikut cara kerjanya :
·
begitu dikirimkan melalui
komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke
beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet(mail server).
·
Ketika email tersebut
sampai ke server yang menjadi tujuan ( seperti yang ditunjuk pada alamat
email - kepada siapa kita menulis email ).
·
Maka email tersebut
disimpan pada sebuah emailbox.
·
Pemilik alamat email
baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya.
3.
Untuk
alamat email terdiri dari dua bagian yaitu dipisahkan dengan tanda axon / @
misalnya alamat :
·
Sebelah kiri @ disebut user
name ( e-rafi ) : menunjuk pada identitas si pemilik alamat email. User name
bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. User name
juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail
server.
·
sebelah kanan @ ( vedcmalang.or.id ) disebut domain name
: menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki
emailbox.
4.
Bentuk komunikasi pada email :
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail,
meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas
pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email.
·
Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan email
langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di
antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri,
singkatan dari jalur pribadi.
·
Carbon Copy / CC
Pengertian carbon, di sini analog
dengan bila kita mengetik surat ( dengan mesin tik konvensional ) menggunakan
kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email,
selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat
lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”,
sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.
·
Blind Carbon Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang
menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si
pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email
tersebut dikirimkan sebagai tembusan.
Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada
kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin
orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang
lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan
bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express versi 5.01 bagian BCC
baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View
dan All Headers.
·
Distribution List
Adalah sebuah cara komunikasi dengan
menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang
berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu ( pengumuman, berita
harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan
sebagainya ), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya.
Untuk itu yang harus dilakukan adalah
membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution
list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward
email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber)
dari distribution list.
Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan
diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola.
Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database
pelanggan secara manual.
·
Discussion List
Discussion list
seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis.
Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan
siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon
terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja
mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas,
sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis
pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription ( mendaftar )
dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan
intervensi seorang administrator yang mengelola milis, baik untuk
menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti
itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
5.
Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat
atau bertatap muka, berkomunikasi dengan
e-mail butuh tatacara sendiri. Yang harus diperhatikan dalam penulisan email adalah :
· Jangan terlalu banyak mengutip.
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja.
· Perlakukan e-mail secara pribadi.
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
· Jangan gunakan huruf kapital.
Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
· Jangan Membicarakan Orang Lain.
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-
kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap
apa yang Anda tulis. E- mail memiliki fasilitas
bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
· Jangan gunakan CC.
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
· Jangan gunakan format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
· Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan.
